Khi Việt Nam đẩy mạnh thương mại điện tử xuyên biên giới, hình thức nhập khẩu qua đường chuyển phát nhanh ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và cá nhân vẫn còn lúng túng trong việc khai mã tờ khai hải quan cho đúng quy định, đặc biệt là sau khi Tổng cục Hải quan ban hành hướng dẫn mới.
Bài viết dưới đây sẽ giúp chị hiểu rõ về cách khai mã tờ khai hải quan, quy định mới nhất áp dụng từ năm 2025, quy trình khai báo điện tử và những lưu ý quan trọng để tránh sai sót trong quá trình thông quan.
1. Bối cảnh và ý nghĩa của việc khai mã trên tờ khai hải quan
Sự bùng nổ của thương mại điện tử khiến lượng hàng hóa nhập khẩu qua đường chuyển phát nhanh (EMS, DHL, FedEx, UPS, J&T Express, v.v.) tăng mạnh. Tuy nhiên, việc khai sai mã phân loại hàng hóa trên tờ khai hải quan đang là lỗi phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bị chậm thông quan hoặc bị xử phạt.
Ngày 15/10/2025, Tổng cục Hải quan Việt Nam đã ban hành công văn hướng dẫn chi tiết về việc khai mã tờ khai hải quan đối với lô hàng nhập khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Mục đích nhằm đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan hải quan và đơn vị vận chuyển, đảm bảo phân loại đúng loại hình hàng hóa.
Việc khai mã đúng giúp:
-
Hàng hóa được thông quan nhanh hơn.
-
Cơ quan hải quan kiểm soát rủi ro hiệu quả.
-
Doanh nghiệp tránh bị phạt hoặc truy thu thuế.
Theo thông tin đăng tải trên logistics.gov.vn, chỉ tiêu “Mã phân loại hàng hóa” (mục 1.5, phần A – mẫu số 01) phải khai mã “F” cho tất cả hàng nhập khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh.
2. Quy định mới về khai mã trên tờ khai hải quan cho hàng chuyển phát nhanh
2.1. Cơ sở pháp lý và mã “F” áp dụng
Theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, việc khai mã “F” căn cứ vào:
-
Thông tư 191/2015/TT-BTC,
-
Thông tư 56/2019/TT-BTC,
-
Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC.
Mã “F” trong chỉ tiêu 1.5 – Mã phân loại hàng hóa thể hiện rằng lô hàng được vận chuyển qua đường bưu chính hoặc chuyển phát nhanh quốc tế.
Điều này có nghĩa, khi doanh nghiệp hoặc cá nhân nhập khẩu hàng hóa thông qua các đơn vị như DHL, FedEx, UPS, hay các hãng bưu chính quốc tế, đều phải khai mã “F” trên tờ khai hải quan điện tử (VNACCS) để hệ thống nhận dạng đúng loại hình. Theo Công văn 29596/CHQ-GSQL ngày 15/10/2025, mọi hàng nhập khẩu qua chuyển phát nhanh, không phụ thuộc vào doanh nghiệp có chức năng chuyển phát hay không, đều bắt buộc phải khai mã “F”.
2.2. Đối tượng và phạm vi áp dụng mã “F”
Đối tượng áp dụng quy định này bao gồm:
-
Doanh nghiệp có hàng nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế.
-
Các công ty logistics, đại lý hải quan hoặc cá nhân khai báo thay mặt doanh nghiệp.
-
Tổ chức có hàng hóa nhỏ lẻ, thương mại điện tử xuyên biên giới.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp Việt Nam nhập linh kiện điện tử từ Nhật Bản qua DHL, hoặc cá nhân nhập hàng mẫu qua FedEx, khi khai mã tờ khai hải quan đều phải chọn mã “F” tại mục phân loại hàng hóa.
Việc áp dụng đồng bộ mã “F” giúp cơ quan hải quan dễ dàng thống kê, kiểm soát hàng nhập khẩu qua chuyển phát nhanh, đồng thời tránh gian lận thương mại hoặc trốn thuế.
3. Quy trình thực hiện khai mã – từng bước cho doanh nghiệp
3.1. Chuẩn bị hồ sơ khai mã hải quan
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:
-
Hóa đơn thương mại (Invoice).
-
Phiếu đóng gói (Packing List).
-
Vận đơn chuyển phát nhanh (Airway Bill).
-
Thông tin về đơn vị vận chuyển.
-
Giấy phép, chứng từ liên quan nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Đối với hàng nhập khẩu qua đường chuyển phát nhanh, hồ sơ nên được nộp điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS để tiết kiệm thời gian.
3.2. Cách nhập mã “F” trong hệ thống VNACCS
Khi tạo tờ khai mới, tại chỉ tiêu “Mã phân loại hàng hóa (1.5)”, chọn mã “F” tương ứng với hàng bưu chính – chuyển phát nhanh.
-
Hệ thống sẽ tự động nhận dạng loại hình và áp dụng quy trình kiểm tra phù hợp.
-
Nếu nhập sai mã (ví dụ để trống hoặc chọn mã khác), tờ khai sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi.
-
Sau khi nhập xong, người khai có thể kiểm tra lại bằng tính năng “Kiểm tra chỉ tiêu mã hàng hóa” trên VNACCS.
Theo unicustomsconsulting.com, nếu khai đúng mã “F”, hàng hóa đủ điều kiện sẽ được phân luồng xanh, giúp thông quan chỉ trong 1–2 ngày làm việc.
3.3. Sau khi khai – theo dõi và xử lý thông quan
Sau khi khai báo thành công, hệ thống sẽ phân luồng (xanh, vàng hoặc đỏ) tùy mức rủi ro.
-
Luồng xanh: thông quan tự động.
-
Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ điện tử.
-
Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa.
Người khai cần thường xuyên theo dõi trạng thái trên hệ thống VNACCS và sẵn sàng bổ sung chứng từ khi hải quan yêu cầu.
4. Những lỗi phổ biến khi khai mã và cách phòng tránh
4.1. Các lỗi thường gặp
Một số lỗi phổ biến trong quá trình khai mã tờ khai hải quan cho hàng chuyển phát nhanh gồm:
-
Không khai mã “F” hoặc nhập sai mã phân loại.
-
Nhầm loại hình hàng hóa giữa chuyển phát nhanh và thương mại thông thường.
-
Thiếu thông tin vận đơn hoặc giấy phép chuyên ngành.
-
Sai mô tả hàng hóa hoặc mã HS khiến hệ thống từ chối tờ khai.
Theo thống kê từ Tổng cục Hải quan, hơn 15% tờ khai hàng chuyển phát nhanh năm 2024–2025 gặp lỗi khai mã không đúng, dẫn đến chậm thông quan trung bình 1–3 ngày.
4.2. Cách phòng tránh lỗi khi khai mã
-
Luôn khai mã “F” nếu hàng đi qua DHL, FedEx, UPS, EMS…
-
Kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn, mã HS và loại hình hàng hóa.
-
Sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp khi doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.
-
Theo dõi các công văn, hướng dẫn mới tại cổng thông tin logistics.gov.vn hoặc thuvienphapluat.vn để cập nhật thay đổi.
5. Lợi ích của việc khai mã tờ khai hải quan đúng quy định
Việc khai mã tờ khai hải quan chính xác không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thời gian thông quan và tránh rủi ro pháp lý.
Đối với lô hàng nhập khẩu qua đường chuyển phát nhanh, mã “F” là yếu tố bắt buộc, thể hiện loại hình vận chuyển đặc thù và giúp cơ quan hải quan dễ dàng kiểm soát nguồn gốc hàng hóa.
Trong bối cảnh số lượng đơn hàng thương mại điện tử quốc tế ngày càng lớn, việc khai mã đúng còn góp phần tăng uy tín của doanh nghiệp và giúp hệ thống hải quan tự động hóa hoạt động hiệu quả hơn.
