1. Bối cảnh ban hành Công văn 17892/CHQ-GSQL
- Giới thiệu kho ngoại quan và vai trò trong xuất nhập khẩu
Kho ngoại quan là khu vực lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục nhập nhưng chưa nộp thuế, chờ xuất tiếp hoặc tái xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và linh hoạt điểm đến. Trong bối cảnh lưu lượng hàng tăng và yêu cầu minh bạch dữ liệu chuỗi cung ứng ngày càng cao, việc siết chặt quản lý hàng hóa kho ngoại quan là cần thiết để giảm rủi ro thất lạc, quá hạn lưu giữ và sai lệch chứng từ. Công văn 17892/CHQ-GSQL (06/08/2025) xuất hiện đúng lúc, tạo khung hướng dẫn thống nhất cho chi cục trong kiểm soát dòng hàng từ kho ngoại quan ra cửa khẩu, qua đó nâng hiệu quả quản lý hàng hóa kho ngoại quan ở cấp vận hành.
- Nguyên nhân Cục Hải quan ban hành công văn mới
Thực tế phát sinh nhiều lô hàng đã làm thủ tục xuất kho nhưng đang vận chuyển tới cửa khẩu, hoặc lưu chuyển giữa các kho khác nhau, dẫn tới khó đồng bộ trạng thái hồ sơ, hạn sử dụng và tình trạng nguyên vẹn. Nếu thiếu quy trình, nguy cơ tồn đọng, quá hạn hoặc sai thông tin là rất lớn. Vì vậy, công văn yêu cầu thống kê, rà soát toàn diện để các chi cục nắm rõ khối lượng, số kiện, hạn lưu giữ (kể cả gia hạn), vị trí, tình trạng hàng và tiến độ thủ tục—nền tảng quan trọng của quản lý hàng hóa kho ngoại quan. Cách tiếp cận này hạn chế chồng chéo, giúp truy xuất nhanh khi kiểm tra, đồng thời chuẩn bị dữ liệu phục vụ xử lý vi phạm đúng hạn.
- Mục tiêu: siết chặt, minh bạch và nâng hiệu quả quản lý
Công văn đặt mục tiêu chuẩn hóa báo cáo, số hóa thông tin và làm rõ trách nhiệm giữa kho, doanh nghiệp và chi cục, từ đó nâng chất lượng quản lý hàng hóa kho ngoại quan theo thời gian thực. Trục chính gồm: (1) tổng hợp dữ liệu đầy đủ để quản trị rủi ro; (2) quy trình xử lý hàng hết hạn lưu giữ theo mốc 90 ngày và theo các thông tư hiện hành; (3) cơ chế báo cáo kết quả triển khai về Cục qua Ban Giám sát quản lý. Khi thông tin minh bạch và cập nhật, quản lý hàng hóa kho ngoại quan sẽ giảm thiểu chi phí phát sinh, tăng tốc độ thông quan và củng cố tuân thủ pháp luật.
2. Quy định thống kê và rà soát hàng hóa kho ngoại quan
2.1. Yêu cầu thống kê chi tiết từng lô hàng
Theo Công văn 17892/CHQ-GSQL, một trong những điểm quan trọng trong quản lý hàng hóa kho ngoại quan là yêu cầu các chi cục phải thống kê chi tiết từng lô hàng đã xuất khỏi kho ngoại quan nhưng chưa hoàn tất thông quan tại cửa khẩu. Thông tin phải được ghi nhận đầy đủ gồm: khối lượng, số kiện, số bao, số gói; thời gian lưu kho và mốc hết hạn lưu giữ (kể cả gia hạn); tình trạng hàng hóa (nguyên vẹn, hư hỏng hoặc suy giảm chất lượng); hạn sử dụng (còn hợp lệ, sắp hết hạn hoặc đã hết); cùng vị trí lưu trữ hiện tại. Việc thống kê chi tiết này không chỉ giúp cơ quan hải quan quản lý chặt chẽ mà còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chính xác quá trình vận chuyển, hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật do quá hạn lưu giữ. Đây là bước đầu tiên để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa kho ngoại quan trong bối cảnh lượng hàng tồn đọng có xu hướng gia tăng.
2.2. Cập nhật thông tin qua báo cáo định kỳ
Công văn cũng yêu cầu các chi cục thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, gửi về Cục Hải quan thông qua Ban Giám sát quản lý. Nội dung báo cáo phải phản ánh chính xác số lượng lô hàng đang trong quá trình vận chuyển, hàng đã làm thủ tục xuất khẩu hoặc hàng còn lưu tại kho ngoại quan khác. Báo cáo này không chỉ là thủ tục hành chính mà còn đóng vai trò công cụ kiểm soát, giúp Cục Hải quan kịp thời phát hiện bất cập trong quy trình quản lý hàng hóa kho ngoại quan. Đồng thời, trách nhiệm của từng chi cục được xác định rõ, tránh tình trạng buông lỏng dẫn tới tồn đọng hoặc gian lận thương mại. Với cách làm này, dữ liệu quản lý sẽ minh bạch hơn, góp phần rút ngắn thời gian thông quan và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Tham khảo thêm quy định xử lý hàng hóa tại Thông tư 203/2014/TT-BTC và xem thêm phân tích về quản lý hàng hóa kho ngoại quan trong chuyên mục pháp lý logistics của chúng tôi.
3. Xử lý hàng hóa hết hạn lưu giữ tại kho ngoại quan
3.1. Trường hợp nhận hàng trong vòng 90 ngày
Theo Công văn 17892/CHQ-GSQL, doanh nghiệp có lô hàng hết hạn lưu giữ tại kho ngoại quan vẫn có cơ hội nhận lại trong vòng 90 ngày kể từ ngày hết hạn. Trong trường hợp này, thủ tục hải quan vẫn được phép tiến hành nhưng doanh nghiệp bắt buộc phải nộp phạt vi phạm hành chính theo quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thanh toán các khoản chi phí phát sinh do việc chậm nhận hàng như phí lưu kho, phí bảo quản, hoặc chi phí xử lý kỹ thuật đối với hàng có dấu hiệu suy giảm chất lượng. Quy định này vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp xử lý rủi ro, vừa giúp cơ quan quản lý nhà nước duy trì tính minh bạch và kỷ luật trong hoạt động quản lý hàng hóa kho ngoại quan. Đây cũng là lời nhắc nhở các doanh nghiệp cần chủ động hơn trong việc theo dõi thời gian lưu giữ để hạn chế chi phí phát sinh không đáng có.
3.2. Trường hợp quá 90 ngày
Nếu doanh nghiệp không đến nhận hàng trong vòng 90 ngày, lô hàng hết hạn lưu giữ tại kho ngoại quan sẽ bị xử lý theo quy định đối với hàng hóa tồn đọng. Khi đó, cơ quan hải quan sẽ áp dụng các biện pháp xử lý căn cứ vào Thông tư 203/2014/TT-BTC, Thông tư 57/2018/TT-BTC, và Thông tư 36/2015/TT-BTC, quy định cụ thể về việc thanh lý, bán đấu giá hoặc tiêu hủy hàng hóa tùy theo từng trường hợp. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp không chỉ mất quyền sở hữu đối với lô hàng mà còn có thể chịu thêm tổn thất tài chính do hàng hóa không còn giá trị sử dụng. Chính vì vậy, việc tuân thủ nghiêm túc khung thời gian lưu giữ và chủ động xử lý sớm là yếu tố sống còn trong công tác quản lý hàng hóa kho ngoại quan.
4. Trách nhiệm của các chi cục hải quan
Trong bối cảnh triển khai Công văn 17892/CHQ-GSQL, trách nhiệm của các chi cục hải quan trong công tác quản lý hàng hóa kho ngoại quan được quy định rất rõ ràng. Trước hết, các đơn vị phải chủ động phối hợp với lực lượng chức năng tại cửa khẩu và kho ngoại quan để giám sát, kiểm tra tình trạng hàng hóa. Sự phối hợp này giúp đảm bảo tính minh bạch, đồng thời ngăn chặn nguy cơ thất thoát hoặc lợi dụng kho ngoại quan để gian lận thương mại. Đây là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý trong bối cảnh lưu lượng hàng hóa ngày càng gia tăng.
Bên cạnh đó, các chi cục hải quan cần triển khai nhân sự và trang thiết bị đầy đủ nhằm phục vụ quá trình kiểm tra, phân loại và giám sát hàng hóa tại kho. Việc đầu tư nguồn lực không chỉ giúp quá trình quản lý diễn ra nhanh chóng, chính xác mà còn góp phần giảm thiểu thời gian thông quan, hạn chế ùn tắc hàng hóa tại khu vực cửa khẩu. Điều này đặc biệt cần thiết khi nhiều lô hàng xuất từ kho ngoại quan đang trong tình trạng sắp hết hạn lưu giữ, đòi hỏi sự xử lý kịp thời để tránh phát sinh vi phạm.
Cuối cùng, các chi cục hải quan phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về tình hình triển khai quản lý hàng hóa kho ngoại quan và gửi về Cục Hải quan thông qua Ban Giám sát quản lý. Báo cáo cần phản ánh trung thực số liệu về khối lượng, số lượng kiện, tình trạng hàng hóa, cũng như các thủ tục đã hoàn thành. Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan cấp trên đưa ra chỉ đạo điều hành thống nhất, đồng thời giúp doanh nghiệp nắm bắt quy trình quản lý minh bạch hơn.
5. Tác động của quy định mới đến doanh nghiệp và hoạt động logistics
Quy định mới trong quản lý hàng hóa kho ngoại quan theo Công văn 17892/CHQ-GSQL mang lại cả tác động tích cực lẫn thách thức cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Về mặt tích cực, các hướng dẫn giúp hệ thống quản lý trở nên minh bạch hơn, hạn chế tình trạng lợi dụng kho ngoại quan để gian lận thương mại hoặc trì hoãn thủ tục. Điều này đồng nghĩa với việc hàng hóa được giám sát chặt chẽ, giảm nguy cơ thất thoát, hư hỏng hoặc lưu giữ quá hạn. Đặc biệt, doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định sẽ được hỗ trợ giải quyết nhanh hơn tại cửa khẩu, góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí trong chuỗi logistics.
Tuy nhiên, quy định mới cũng đặt ra không ít thách thức. Doanh nghiệp buộc phải kiểm soát chặt chẽ thời gian lưu giữ hàng hóa tại kho ngoại quan. Việc hết hạn mà chưa xử lý sẽ dẫn đến vi phạm hành chính, phát sinh thêm chi phí phạt và thậm chí có nguy cơ bị xử lý theo diện hàng tồn đọng nếu quá hạn 90 ngày. Điều này khiến chi phí logistics có thể tăng cao, đặc biệt đối với các lô hàng có thời hạn bảo quản ngắn như nông sản, thực phẩm hay dược phẩm.
Để thích ứng hiệu quả, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chủ động điều chỉnh kế hoạch vận chuyển, phân bổ thời gian lưu kho hợp lý và làm thủ tục hải quan trước hạn. Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ trong quản lý hàng tồn kho, cũng như hợp tác với các đơn vị logistics uy tín, sẽ giúp giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định pháp luật, chẳng hạn như Thông tư 203/2014/TT-BTC để nắm rõ cơ chế xử lý hàng hóa tồn đọng.
