Cung cấp hướng dẫn chi tiết cho người khai hải quan về việc cần làm khi có thay đổi phương thức vận chuyển hàng hóa qua cảnh (ví dụ: từ đường biển sang đường bộ, hoặc từ đường bộ sang không vận), bao gồm các bước thực hiện, hồ sơ cần thiết, ảnh hưởng đến kê khai và vận hành logistics.
1. Bối cảnh và lý do phát sinh việc “thay đổi phương thức” vận chuyển
Việc thay đổi phương thức vận chuyển thường phát sinh do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan: thay đổi lịch trình, thời tiết, điều kiện hạ tầng, chi phí logistics, hoặc do yêu cầu của đối tác vận tải quốc tế.
Ví dụ: một lô hàng quá cảnh từ Trung Quốc qua cảng Hải Phòng dự kiến vận chuyển bằng đường biển, nhưng do tắc nghẽn hoặc điều kiện thời tiết bất lợi, doanh nghiệp buộc phải chuyển sang đường bộ hoặc đường hàng không để kịp tiến độ giao hàng.
Trong trường hợp này, người khai hải quan – tức đại diện doanh nghiệp chịu trách nhiệm khai báo thông tin hải quan – phải thực hiện ngay việc cập nhật và thông báo với cơ quan hải quan về sự thay đổi. Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn giúp cơ quan quản lý nắm chính xác hành trình hàng hóa, tránh rủi ro bị nghi ngờ gian lận thương mại hoặc vi phạm thủ tục hải quan.
Theo Tổng cục Hải quan, việc xử lý kịp thời khi thay đổi phương thức sẽ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm hành chính, đồng thời hỗ trợ hệ thống quản lý rủi ro của ngành hoạt động minh bạch, hiệu quả hơn.
2. Những thay đổi cần thông báo khi “thay đổi phương thức” vận chuyển hàng qua cảnh
2.1 Thông báo với cơ quan hải quan và điều chỉnh tờ khai
Khi có thay đổi phương thức, người khai hải quan cần lập tức thông báo bằng văn bản hoặc điện tử với chi cục hải quan quản lý hàng quá cảnh. Thông tin thay đổi phải bao gồm:
-
Loại hình vận chuyển mới (đường biển, đường bộ, đường hàng không, đường sắt).
-
Phương tiện vận chuyển (tên tàu, số chuyến bay, số container hoặc biển kiểm soát phương tiện).
-
Tuyến đường vận chuyển và điểm dỡ hàng cuối cùng.
-
Thời gian dự kiến hàng rời cảng và đến nơi đích.
Trên tờ khai hải quan điện tử, người khai phải cập nhật lại các chỉ tiêu như “Phương thức vận chuyển” (mã số “11” cho hàng không, “21” cho đường bộ, “31” cho đường sắt, “52” cho đường biển…). Việc cập nhật sai mã có thể khiến hệ thống VNACCS từ chối tờ khai hoặc tự động chuyển sang luồng kiểm tra đỏ.
2.2 Hồ sơ, chứng từ bổ sung
Khi thay đổi phương thức, người khai hải quan cần nộp bổ sung các chứng từ chứng minh lý do thay đổi, bao gồm:
-
Vận đơn cũ và vận đơn mới (Bill of Lading/Airway Bill).
-
Giấy xác nhận thay đổi phương thức vận chuyển của hãng vận tải hoặc đại lý logistics.
-
Tờ khai vận chuyển ban đầu và tờ khai sửa đổi.
-
Bản tường trình lý do thay đổi, ký xác nhận của doanh nghiệp hoặc người khai hải quan.
Các chứng từ này giúp cơ quan hải quan xác định việc thay đổi là hợp lý, tránh trường hợp lợi dụng điều chỉnh phương thức để gian lận xuất xứ hoặc trốn thuế.
2.3 Ảnh hưởng đến phân luồng và nghĩa vụ ngân sách
Khi thay đổi phương thức, hệ thống quản lý rủi ro hải quan sẽ tự động đánh giá lại luồng kiểm tra:
-
Luồng xanh: Hàng đủ điều kiện, cho phép vận chuyển ngay.
-
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, yêu cầu xác minh thêm chứng từ.
-
Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc yêu cầu xác minh tại kho.
Việc thay đổi phương thức có thể làm phát sinh phí vận chuyển mới, chi phí lưu kho, bảo hiểm hàng hóa và phụ phí hạ tầng cảng biển. Trong một số trường hợp, nếu thay đổi phương thức kéo theo thay đổi địa điểm hoặc container, người khai hải quan cần điều chỉnh lại tờ khai nộp thuế hoặc lệ phí hải quan tương ứng.
3. Tác động của “thay đổi phương thức” đối với người khai hải quan và doanh nghiệp logistics
3.1 Ảnh hưởng về chi phí và thời gian
Khi thay đổi phương thức vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải chịu các chi phí phát sinh như: phí lưu container, phí bốc dỡ lại hàng, chi phí thuê phương tiện thay thế, hoặc phí bảo hiểm cao hơn. Đặc biệt, nếu thay đổi diễn ra sau khi hàng đã được khai báo thông quan, người khai hải quan cần nhanh chóng điều chỉnh để tránh bị tính thêm thời gian lưu kho và phạt chậm khai báo.
3.2 Ảnh hưởng đến quản lý hải quan và uy tín doanh nghiệp
Nếu không thông báo kịp thời việc thay đổi phương thức, hệ thống quản lý rủi ro có thể xem đó là hành vi cố ý khai sai, dẫn đến việc tạm giữ hàng hoặc xử phạt hành chính.
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, hành vi khai sai thông tin trên tờ khai hải quan có thể bị phạt từ 5–10 triệu đồng, và trong trường hợp nghiêm trọng, lô hàng có thể bị tạm dừng thông quan để xác minh.
Ngoài ra, việc cập nhật không kịp còn ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng logistics, làm giảm uy tín của doanh nghiệp với đối tác quốc tế, đặc biệt trong các hợp đồng FCL (container nguyên) có ràng buộc thời gian giao hàng chính xác.
4. Hướng dẫn thực tế – Các bước người khai hải quan nên thực hiện khi “thay đổi phương thức”
4.1 Bước 1: Xác định và lập biên bản nội bộ về thay đổi
Ngay khi có quyết định thay đổi, người khai hải quan cần lập văn bản nội bộ hoặc biên bản thay đổi phương thức vận chuyển, trong đó ghi rõ:
-
Lý do thay đổi.
-
Thời điểm thay đổi.
-
Phương thức cũ và phương thức mới.
-
Người chịu trách nhiệm vận tải.
Biên bản này phải được ký xác nhận bởi đại diện doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics, làm căn cứ cho việc cập nhật tờ khai và chứng minh tính hợp pháp với cơ quan hải quan.
4.2 Bước 2: Cập nhật thông tin trên hệ thống hải quan điện tử
Người khai hải quan truy cập hệ thống VNACCS/VCIS, chọn tờ khai hiện hành và điều chỉnh chỉ tiêu “Phương thức vận chuyển”. Sau khi hoàn tất, gửi lại tờ khai điện tử đến chi cục hải quan quản lý hàng quá cảnh.
Lưu ý:
-
Nếu thay đổi cả cảng hoặc điểm đích, phải cập nhật cả chỉ tiêu “Cảng dỡ hàng”.
-
Nếu thay đổi phương tiện, cần bổ sung số container, số chuyến bay hoặc biển kiểm soát tương ứng.
-
Sau khi gửi, hệ thống sẽ tự động cấp số tiếp nhận mới và ghi chú “Đã điều chỉnh do thay đổi phương thức vận chuyển”.
4.3 Bước 3: Phối hợp với doanh nghiệp vận tải và cảng/kho
Sau khi hoàn tất khai báo, người khai hải quan cần thông báo ngay cho đơn vị vận tải, kho hàng hoặc cảng trung chuyển để điều chỉnh lịch nhận hàng. Việc phối hợp đồng bộ giúp tránh thất lạc hàng hóa hoặc sai lệch container.
Đồng thời, doanh nghiệp nên cập nhật lại hợp đồng vận tải, bảo hiểm hàng hóa và xác nhận việc chuyển đổi phương thức để đảm bảo quyền lợi pháp lý nếu xảy ra rủi ro.
5. Kết luận và khuyến nghị cho người khai hải quan trong bối cảnh “thay đổi phương thức”
Việc thay đổi phương thức vận chuyển hàng qua cảnh là điều không thể tránh khỏi trong chuỗi logistics toàn cầu. Tuy nhiên, với người khai hải quan, đây là nghiệp vụ đòi hỏi sự chính xác và nhanh nhạy để đảm bảo khai báo đúng, tránh vi phạm quy định.
Người khai hải quan nên:
-
Chủ động cập nhật văn bản hướng dẫn từ Tổng cục Hải quan và theo dõi thông tin chính thức trên logistics.gov.vn.
-
Lưu trữ hồ sơ thay đổi và chứng từ liên quan tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm tra hậu kiểm.
-
Đào tạo nội bộ hoặc sử dụng phần mềm khai báo điện tử để giảm thiểu lỗi khi thay đổi dữ liệu trên hệ thống VNACCS.
-
Phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận tải, cảng và cơ quan hải quan để quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ, hợp pháp.
Khi được thực hiện đúng quy trình, việc thay đổi phương thức không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong chuỗi vận hành, rút ngắn thời gian giao hàng, giảm chi phí và nâng cao uy tín trong hoạt động xuất nhập khẩu.
